Excelist süsteemi samm-sammult: üleminek ilma stressita

Märkidest, et töökoda on tabelitest välja kasvanud, oleme juba kirjutanud. Seekord — KUIDAS üle minna. Hea uudis: see ei ole kuu aja pikkune projekt. Õige sammude järjekorraga piisab ühest nädalast ja suurem osa tööst toimub iseenesest.

1. samm: korrasta kliendinimekiri

Ava oma Exceli fail ja jäta alles kolm veergu: nimi, telefon, e-post. Salvesta CSV-na. ReactDeskil on sisseehitatud klientide import — mõneminutiline töö ja kogu kliendibaas on süsteemis. Läti ettevõtetega läheb veel kiiremini: süsteem leiab nad nime järgi äriregistrist.

2. samm: sisesta laoseis — aga mitte kogu

Klassikaline viga on püüda sisestada kõik 800 varuosa esimesel päeval. Ära tee seda. Sisesta 50 varuosa, mida kasutad kõige rohkem — ülejäänud lisad siis, kui neid esimest korda vaja läheb. Kuu aja pärast on laonimekiri täielik ja keegi pole pidanud ööd arvuti taga veetma.

3. samm: uued remondid lähevad ainult süsteemi

Esimesest päevast läheb iga UUS remont süsteemi. Juba pooleliolevad remondid lõpetatakse paberil. Nädala pärast on paberivirn tühi ja keegi ei pannud isegi tähele, et toimus „migratsioon“.

4. samm: kaasa meeskond

Iga töötaja saab oma sisselogimise ja rolli — tehnikud näevad remonte, finantse näevad ainult need, kes peavad neid nägema. Lõpuks võib unustada ühe ühise parooli kleepsul monitori küljes.

5. samm: kuu aja pärast ava aruanded

Kui süsteemis on kuu jagu andmeid, hakkavad aruanded rääkima: millised tööd teenivad, kus remondid takerduvad, mida tasub tegelikult laos hoida. See on hetk, mil üleminek end ära tasub.

Ja kui lähed üle mitte Excelist, vaid mõnest teisest CRM-ist — saad 31 päeva Premiumit tasuta ja me aitame andmed üle tuua. Kirjuta meile vestluses.