Inventorizacija dirbtuvėse: kaip ją atlikti per vieną vakarą ir ką daryti su rezultatu

Dauguma dirbtuvių atideda inventorizaciją, kol jos pareikalauja buhalteris. Tada ji vyksta naktį, skubotai, ir baigiasi tuo, kad skaičiai lentelėje taisomi, kol sutampa. Po to niekas nežino, kas iš tikrųjų nutiko.

Inventorizacijos esmė nėra skaičius lentynoje. Esmė — skirtumas tarp to, ką rodo apskaita, ir to, kas iš tikrųjų yra, — ir priežastis, dėl kurios jis atsirado. Be priežasties gydai simptomą, o kitą kartą gydysi tą patį.

Pasirink metą, kai niekas nejuda

Skaičiuoti galima tik tada, kai detalės stovi vietoje. Praktiškai tai reiškia vakarą po darbo arba sekmadienį — bet svarbu kas kita: tuo metu niekas neišduoda detalių remontui ir niekas neužpajamuoja pristatymo. Jei taip nutinka, skaičiavimas nueina perniek.

Prieš pradėdamas užbaik visus atvirus prekių priėmimo dokumentus. Atvykęs, bet neįvestas pristatymas yra pati dažniausia priežastis, kodėl atrodo, kad detalių „trūksta“.

Neskaičiuok visko — skaičiuok tai, kas juda

Visiškas suskaičiavimas kartą per metus yra įstatymo reikalavimas, bet verslui valdyti tai per retai. Daug naudingiau kartą per mėnesį perskaičiuoti tas kelias dešimtis prekių, kurios sudaro didžiąją tavo apyvartos dalį: ekranus, baterijas, jungtis, kurias naudoji kas savaitę.

Praktinė taisyklė: jei prekė praėjusį mėnesį judėjo daugiau nei penkis kartus, skaičiuok ją dažnai. Jei ji nejudėjo metus, skaičiuok ją kartą per metus — ir pagalvok, ar apskritai verta ją parduoti.

Užrašyk skirtumą ir priežastį, ne tik naują skaičių

Tai tas vienas žingsnis, kuris skiria inventorizaciją nuo skaičių taisymo. Kai lentynoje randi 7 ekranus, o sistemoje jų yra 9, neužrašyk tiesiog „7“. Užrašyk: buvo 9, dabar 7, skirtumas −2, priežastis — sudužo montuojant, niekada nenurašyti.

Priežasčių paprastai būna nedaug, ir jos kartojasi: panaudota remontui, bet niekada prie jo nepriskirta; sugadinta montuojant; atiduota klientui pagal garantiją; sumokėta tiekėjui, bet niekada nepristatyta. Kiekviena turi kitokį sprendimą, o atskirti jas gali tik tada, jei priežastis buvo užrašyta.

Ką skaičiai tau pasako vėliau

Po trijų mėnesių priežasčių sąrašas vertas daugiau nei pats likutis. Jei pusėje tavo skirtumų parašyta „panaudota remontui, nepriskirta“, problema ne vagystė — o tai, kaip registruojamas darbas, ir vienas pokalbis tai išsprendžia.

Jei skirtumai telkiasi apie vieną tiekėją ar vieną žmogų, tai irgi iškart matyti. Bet tik tada, jei priežastis buvo užrašyta tą pačią akimirką, o ne prisiminta po mėnesio.

Kaip tai veikia ReactDesk

Skiltyje „Sandėlis“ įvedi faktiškai suskaičiuotą prekės kiekį, o sistema pati apskaičiuoja skirtumą. Priežastį nurodai ten pat, ir ji lieka tos detalės istorijoje kartu su data ir ją įvedusiu žmogumi.

Likutis niekada nepasikeičia tyliai: kiekvienas pakeitimas yra įrašas, kurį vėliau gali perskaityti. Todėl į klausimą „kur dingo tie du ekranai?“ galima atsakyti ir po mėnesio, užuot spėliojus.

Inventorizacija nėra bausmė už netvarką. Tai vienintelis būdas sužinoti, kiek pinigų stovi lentynose ir pro kur jie nuteka — ir tai verta žinoti prieš jiems pritrūkstant, o ne po to.