Что должно быть в кассовом чеке в Латвии: реквизиты, которых требуют правила

Чек кажется мелочью до момента, когда клиент приносит его обратно и говорит, что бухгалтер его не принимает. И выясняется, что не хватает одной строки — а сделка уже состоялась и осталась без действительного оправдательного документа.

Что должно быть в чеке — не решение каждого магазина. Это установлено правилами Кабинета министров № 265486 о технических требованиях к кассовым аппаратам, пункт 23.

Что требуют правила

Основные реквизиты, установленные пунктом 23:

• Наименование пользователя (для физического лица — имя и фамилия) и регистрационный код налогоплательщика
• Название документа «čeks», порядковый номер, уникальный идентификационный код модуля фискальной памяти, дата и время создания
• Наименование товара (услуги) или его отдела и знак НДС
• Применённые ставки НДС
• Сумма зарегистрированных товаров без НДС — отдельно по каждой применённой ставке
• Сумма НДС — также отдельно по ставкам
• Итоговая сумма зарегистрированных товаров
• Полный номер шасси кассового аппарата и контрольная сумма Hash SHA-1

Это не весь пункт 23 — в нём есть и подпункты о способе оплаты и других данных. Полный перечень — в самих правилах, и его стоит открыть прежде, чем менять что-то в системе.

Что пропадает чаще всего

Три вещи исчезают чаще остальных, и все три есть в пункте 23.

Первое — наименование товара. «Товар» или «Услуга» — это не наименование; из чека должно быть понятно, что куплено. Второе — знак НДС у каждой позиции. Третье — суммы отдельно по ставкам: если в одном чеке есть и 21 %, и позиции без НДС, их нельзя складывать в одну цифру.

Четвёртое, менее очевидное: копия чека — не то же самое, что дубликат. Если клиенту нужен ещё один экземпляр, он должен быть помечен как копия, а не напечатан как второй оригинал.

Когда можно выдать нумерованную квитанцию

В отдельных случаях вместо кассового аппарата разрешено использовать зарегистрированную в СГД нумерованную квитанцию. Её содержание задаёт пункт 71 правил № 265487, и там свой перечень: серия и номер, дата регистрации, дата выдачи, данные выдавшего и получателя, описание товаров или услуг, скидки, ставка и сумма НДС, итог и подпись.

Важный нюанс: если в зарегистрированной квитанции есть не все реквизиты, установленные для оправдательного документа, то по требованию партнёра по сделке нужно выдать оформленный оправдательный документ, в котором дополнительно указаны дата и номер этой квитанции.

Зачем в чеке контрольная сумма

Контрольная сумма в чеке — не украшение. Она позволяет проверить, не изменяли ли документ после печати. Если сумму или позицию потом перепишут в какой-нибудь системе, контрольная сумма перестанет сходиться — ровно для этого она и нужна.

Как это устроено в ReactDesk

Каждая продажа попадает в фискальный журнал, где записи связаны цепочкой через SHA-256: каждая следующая запись содержит хеш предыдущей. Одну запись нельзя изменить тихо — изменится вся цепочка после неё, и это заметно.

И честно: нужен ли в вашей деятельности зарегистрированный кассовый аппарат или кассовая система вообще — решают СГД и ваш бухгалтер, а не программа. Эта статья о том, что должно быть в документе, а не разрешение его не применять.

Правила меняются. Прежде чем трогать шаблон чека, откройте правила № 265486 и № 265487 или спросите СГД — пять минут там экономят спор потом.