Cosa deve contenere uno scontrino in Lettonia: i dati richiesti dalle norme

Uno scontrino sembra una piccolezza, finché un cliente non lo riporta dicendo che il suo commercialista non lo accetta. Allora si scopre che manca una riga — e una vendita già avvenuta resta senza un documento giustificativo valido.

Cosa deve contenere uno scontrino non lo decide ogni negozio. Lo stabilisce il regolamento n. 265486 del Consiglio dei ministri lettone sui requisiti tecnici dei registratori di cassa, punto 23.

Cosa richiedono le norme sullo scontrino

I dati principali fissati dal punto 23:

• Il nome dell'utente (per una persona fisica, nome e cognome) e il codice di registrazione del contribuente
• La denominazione del documento «čeks», il suo numero progressivo, il codice identificativo univoco del modulo di memoria fiscale, e la data e l'ora di emissione
• La denominazione della merce (servizio) o del suo reparto, e l'indicazione IVA
• Le aliquote IVA applicate
• L'importo della merce registrata al netto dell'IVA — separatamente per ogni aliquota applicata
• L'importo dell'IVA — anch'esso separato per aliquota
• L'importo totale della merce registrata
• Il numero di telaio completo del registratore e un checksum Hash SHA-1

Questo non è tutto il punto 23 — contiene anche sottopunti sul metodo di pagamento e su altri dati. L'elenco completo è nel regolamento stesso, e conviene aprirlo prima di modificare qualcosa nel tuo sistema.

Cosa manca più spesso

Tre cose spariscono più spesso delle altre, e tutte e tre sono nel punto 23.

Primo, la denominazione della merce. «Articolo» o «Servizio» non è una denominazione; dallo scontrino si deve capire cosa è stato acquistato. Secondo, l'indicazione IVA su ogni riga. Terzo, gli importi separati per aliquota: se uno scontrino contiene sia righe al 21% sia righe esenti, non si possono sommare in un'unica cifra.

Un quarto, meno evidente: una copia dello scontrino non è la stessa cosa di un duplicato. Se un cliente ha bisogno di un altro esemplare, deve essere contrassegnato come tale, non stampato come un secondo originale.

Quando si può usare invece una ricevuta numerata

In alcuni casi, al posto del registratore di cassa si può usare una ricevuta numerata registrata presso il VID (il Servizio delle entrate statali lettone). Il suo contenuto è stabilito dal punto 71 del regolamento n. 265487, con un proprio elenco: serie e numero, data di registrazione, data di emissione, i dati dell'emittente e del destinatario, la descrizione della merce o dei servizi, gli sconti, l'aliquota e l'importo IVA, il totale e una firma.

Una sfumatura importante: se una ricevuta registrata non riporta tutti i dati richiesti a un documento giustificativo, su richiesta della controparte devi emettere un documento giustificativo regolarmente compilato che indichi anche la data e il numero di quella ricevuta.

Perché sullo scontrino c'è un checksum

Il checksum su uno scontrino non è una decorazione. Permette a chiunque di verificare se il documento è stato modificato dopo la stampa. Se in seguito si cambia una cifra o una riga in qualche sistema, il checksum non corrisponde più — ed è proprio per questo che c'è.

Come funziona in ReactDesk

Ogni vendita finisce in un giornale fiscale in cui le registrazioni sono concatenate con SHA-256: ogni registrazione contiene l'hash di quella precedente. Una singola registrazione non può essere modificata di nascosto — cambierebbe anche tutta la catena successiva, e questo si vede.

E, onestamente: se la tua attività abbia bisogno di un registratore di cassa o di un sistema di cassa registrato lo decidono l'amministrazione fiscale e il tuo commercialista, non un software. Questo articolo parla di cosa deve contenere il documento, non è un permesso per farne a meno.

Le regole cambiano. Prima di toccare il tuo modello di scontrino, apri i regolamenti n. 265486 e n. 265487 o chiedi al VID — cinque minuti spesi lì ti risparmiano una discussione dopo.