Inventarisatie in de werkplaats: hoe je het in één avond doet, en wat je met de uitkomst doet

De meeste werkplaatsen stellen de inventarisatie uit tot de boekhouder erom vraagt. Dan gebeurt het 's avonds laat, in haast, en eindigt het ermee dat de cijfers in de spreadsheet worden bijgesteld tot ze kloppen. Daarna weet niemand wat er echt is gebeurd.

Het doel van een inventarisatie is niet het getal op het schap. Het doel is het verschil tussen wat de administratie laat zien en wat er echt ligt — en de reden waarom het ontstond. Zonder de reden bestrijd je een symptoom, en de volgende keer bestrijd je hetzelfde weer.

Kies een moment waarop niets beweegt

Tellen kan alleen als de onderdelen stilliggen. In de praktijk betekent dat een avond na sluitingstijd of een zondag — maar het belangrijkste is iets anders: in die tijd geeft niemand onderdelen uit voor een reparatie en boekt niemand een levering in. Gebeurt dat toch, dan is de telling verspild.

Rond voordat je begint alle openstaande ontvangstbonnen af. Een levering die is binnengekomen maar niet is ingevoerd, is veruit de meest voorkomende reden dat onderdelen lijken te "ontbreken".

Tel niet alles — tel wat beweegt

Eén keer per jaar alles tellen is wettelijk verplicht, maar voor het runnen van een bedrijf veel te weinig. Het is veel nuttiger om elke maand de paar dozijn artikelen na te tellen die het grootste deel van je omzet maken: schermen, accu's, de connectoren die je elke week gebruikt.

Een praktische regel: is een artikel vorige maand meer dan vijf keer bewogen, tel het dan vaak. Is het een jaar niet bewogen, tel het dan één keer per jaar — en vraag je af of je het nog wel wilt verkopen.

Schrijf het verschil en de reden op, niet alleen het nieuwe getal

Dit is de stap die een inventarisatie onderscheidt van cijfers bijstellen. Vind je 7 schermen op het schap en 9 in het systeem, schrijf dan niet gewoon "7". Schrijf: was 9, nu 7, verschil −2, reden — gebroken bij het inbouwen, nooit afgeboekt.

De redenen zijn meestal weinig in aantal en ze herhalen zich: gebruikt bij een reparatie maar er nooit aan gekoppeld; beschadigd bij het inbouwen; aan een klant gegeven als garantie; betaald aan een leverancier maar nooit geleverd. Elke reden heeft een andere oplossing, en je kunt ze alleen uit elkaar houden als de reden is opgeschreven.

Wat de cijfers je daarna vertellen

Na drie maanden is de lijst met redenen meer waard dan de voorraad zelf. Staat bij de helft van je verschillen "gebruikt bij een reparatie, nooit gekoppeld", dan is het probleem geen diefstal — dan zit het in de manier waarop werk wordt geboekt, en één gesprek lost het op.

Concentreren de verschillen zich rond één leverancier of één persoon, dan zie je dat ook meteen. Maar alleen als de reden op het moment zelf is opgeschreven, en niet een maand later uit het geheugen.

Hoe dit werkt in ReactDesk

In "Voorraad" voer je de werkelijk getelde hoeveelheid van een artikel in en het systeem berekent het verschil zelf. De reden geef je meteen daar op, en die blijft in de geschiedenis van dat onderdeel staan, samen met de datum en de persoon die hem invoerde.

Een voorraad verandert nooit stilletjes: elke wijziging is een registratie die je later kunt teruglezen. Zo is de vraag "waar zijn die twee schermen gebleven?" een maand later nog te beantwoorden, in plaats van te raden.

Een inventarisatie is geen straf voor slordigheid. Het is de enige manier om te weten hoeveel geld er op de schappen staat en waar het weglekt — en dat wil je weten voordat het opraakt, niet erna.