Wat er op een kassabon in Letland moet staan: de gegevens die de regels voorschrijven

Een kassabon lijkt een kleinigheid, tot een klant hem terugbrengt en zegt dat zijn boekhouder hem niet accepteert. Dan blijkt er één regel te ontbreken — en staat een verkoop die al heeft plaatsgevonden zonder geldig bewijsstuk.

Wat er op een bon moet staan, bepaalt niet elke winkel zelf. Dat legt besluit nr. 265486 van de Letse Ministerraad over de technische eisen aan kassa's vast, punt 23.

Wat de regels op de bon eisen

De belangrijkste gegevens volgens punt 23:

• De naam van de gebruiker (bij een natuurlijk persoon voor- en achternaam) en het fiscale registratienummer
• De documentnaam "čeks", het volgnummer, de unieke identificatiecode van de fiscale geheugenmodule en de datum en het tijdstip van aanmaak
• De naam van het artikel (de dienst) of de afdeling ervan, en de btw-aanduiding
• De toegepaste btw-tarieven
• Het bedrag van de geregistreerde artikelen exclusief btw — apart voor elk toegepast tarief
• Het btw-bedrag — eveneens apart per tarief
• Het totaalbedrag van de geregistreerde artikelen
• Het volledige chassisnummer van de kassa en een Hash SHA-1-controlesom

Dit is niet heel punt 23 — er staan ook subpunten in over de betaalwijze en andere gegevens. De volledige lijst staat in het besluit zelf, en het loont om dat te openen voordat je iets in je systeem verandert.

Wat het vaakst ontbreekt

Drie dingen verdwijnen vaker dan de rest, en alle drie staan in punt 23.

Ten eerste de artikelnaam. "Artikel" of "Dienst" is geen naam; uit de bon moet blijken wat er gekocht is. Ten tweede de btw-aanduiding op elke regel. Ten derde de bedragen per tarief: staan er op één bon zowel regels met 21% als vrijgestelde regels, dan mogen die niet tot één bedrag worden opgeteld.

Een vierde, minder voor de hand liggend: een kopie van een bon is niet hetzelfde als een duplicaat. Heeft een klant nog een exemplaar nodig, dan moet het als zodanig gemarkeerd zijn en niet als tweede origineel worden afgedrukt.

Wanneer een genummerde kwitantie in plaats daarvan mag

In bepaalde gevallen mag in plaats van een kassa een bij de VID (de Letse belastingdienst) geregistreerde genummerde kwitantie worden gebruikt. De inhoud daarvan legt punt 71 van besluit nr. 265487 vast, met een eigen lijst: serie en nummer, registratiedatum, uitgiftedatum, de gegevens van uitgever en ontvanger, een omschrijving van de goederen of diensten, kortingen, het btw-tarief en -bedrag, het totaal en een handtekening.

Een belangrijke nuance: bevat een geregistreerde kwitantie niet alle gegevens die voor een bewijsstuk verplicht zijn, dan moet je op verzoek van je handelspartner een correct opgesteld bewijsstuk uitreiken waarop ook de datum en het nummer van die kwitantie staan.

Waarom er een controlesom op de bon staat

De controlesom op een bon is geen versiering. Ermee kan iedereen controleren of het document na het afdrukken is gewijzigd. Pas achteraf in een of ander systeem een bedrag of een regel aan, en de controlesom klopt niet meer — en precies daarom staat hij erop.

Hoe dit werkt in ReactDesk

Elke verkoop komt terecht in een fiscaal journaal waarin de regels met SHA-256 aan elkaar zijn gekoppeld: elke regel bevat de hash van de vorige. Eén regel kan niet stilletjes worden gewijzigd — dan zou de hele keten erna ook veranderen, en dat is zichtbaar.

En eerlijk is eerlijk: of jouw branche eigenlijk wel een geregistreerde kassa of kassasysteem nodig heeft, bepalen de belastingdienst en je boekhouder, niet software. Dit artikel gaat over wat het document moet bevatten, niet over toestemming om het over te slaan.

Regels veranderen. Voordat je aan je bonsjabloon komt, open je besluit nr. 265486 en nr. 265487 of vraag je het na bij de VID — vijf minuten daar besparen je later een discussie.