Co musi zawierać paragon na Łotwie: dane wymagane przez przepisy

Paragon wydaje się drobiazgiem — do chwili, gdy klient przynosi go z powrotem i mówi, że jego księgowy go nie przyjmie. Wtedy okazuje się, że brakuje jednej linijki, a sprzedaż, która już się odbyła, zostaje bez ważnego dowodu księgowego.

To, co musi zawierać paragon, nie zależy od decyzji każdego sklepu. Określa to rozporządzenie łotewskiej Rady Ministrów nr 265486 w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących, punkt 23.

Czego przepisy wymagają na paragonie

Najważniejsze dane określone w punkcie 23:

• Nazwa użytkownika (w przypadku osoby fizycznej imię i nazwisko) oraz numer identyfikacji podatkowej
• Nazwa dokumentu „čeks”, jego numer kolejny, unikalny kod identyfikacyjny modułu pamięci fiskalnej oraz data i godzina jego wystawienia
• Nazwa towaru (usługi) lub jego działu oraz oznaczenie VAT
• Zastosowane stawki VAT
• Suma zarejestrowanych towarów bez VAT — osobno dla każdej zastosowanej stawki
• Kwota VAT — również osobno dla każdej stawki
• Łączna suma zarejestrowanych towarów
• Pełny numer fabryczny kasy oraz suma kontrolna Hash SHA-1

To nie jest cały punkt 23 — zawiera on też podpunkty dotyczące formy płatności i innych danych. Pełna lista znajduje się w samym rozporządzeniu i warto je otworzyć, zanim cokolwiek zmienisz w swoim systemie.

Czego brakuje najczęściej

Trzy rzeczy znikają częściej niż reszta i wszystkie trzy są w punkcie 23.

Po pierwsze, nazwa towaru. „Towar” czy „Usługa” to nie nazwa; z paragonu musi wynikać, co zostało kupione. Po drugie, oznaczenie VAT przy każdej pozycji. Po trzecie, sumy rozdzielone według stawek: jeśli na jednym paragonie są pozycje z 21% i zwolnione, nie można ich zsumować w jedną kwotę.

Czwarta, mniej oczywista: kopia paragonu to nie to samo co duplikat. Jeśli klient potrzebuje kolejnego egzemplarza, musi on być tak oznaczony, a nie wydrukowany jako drugi oryginał.

Kiedy zamiast tego można użyć numerowanego pokwitowania

W niektórych przypadkach zamiast kasy rejestrującej można użyć numerowanego pokwitowania zarejestrowanego w VID (łotewskiej Państwowej Służbie Dochodów). Jego treść określa punkt 71 rozporządzenia nr 265487, z własną listą: seria i numer, data rejestracji, data wystawienia, dane wystawcy i odbiorcy, opis towarów lub usług, rabaty, stawka i kwota VAT, suma oraz podpis.

Ważny niuans: jeśli zarejestrowane pokwitowanie nie zawiera wszystkich danych wymaganych od dowodu księgowego, na prośbę kontrahenta musisz wystawić prawidłowo sporządzony dowód księgowy, w którym podasz też datę i numer tego pokwitowania.

Po co na paragonie suma kontrolna

Suma kontrolna na paragonie to nie ozdoba. Pozwala każdemu sprawdzić, czy dokument nie został zmieniony po wydrukowaniu. Zmień później w jakimś systemie kwotę lub pozycję, a suma kontrolna przestanie się zgadzać — i właśnie po to tam jest.

Jak to działa w ReactDesk

Każda sprzedaż trafia do dziennika fiskalnego, w którym wpisy są powiązane łańcuchem SHA-256: każdy wpis zawiera hash poprzedniego. Pojedynczego wpisu nie da się po cichu zmienić — zmieniłby się cały łańcuch po nim, a to widać.

I szczerze: czy twoja działalność w ogóle potrzebuje zarejestrowanej kasy lub systemu kasowego, decyduje urząd skarbowy i twój księgowy, a nie oprogramowanie. Ten artykuł mówi o tym, co musi zawierać dokument, a nie daje pozwolenia, by go pominąć.

Przepisy się zmieniają. Zanim zmienisz szablon paragonu, otwórz rozporządzenia nr 265486 i nr 265487 albo zapytaj w VID — pięć minut tam oszczędzi ci sporu później.