Inventur in der Werkstatt: wie du sie an einem Abend schaffst und was du mit dem Ergebnis machst

Die meisten Werkstätten schieben die Inventur auf, bis der Buchhalter sie verlangt. Dann passiert sie nachts, in Eile, und endet damit, dass die Zahlen in der Tabelle so lange angepasst werden, bis sie stimmen. Hinterher weiß niemand, was wirklich passiert ist.

Der Sinn einer Inventur ist nicht die Zahl im Regal. Der Sinn ist die Differenz zwischen dem, was die Bestände zeigen, und dem, was wirklich da ist — und der Grund, warum sie entstanden ist. Ohne den Grund behebst du ein Symptom, und beim nächsten Mal behebst du dasselbe wieder.

Wähle einen Moment, in dem sich nichts bewegt

Zählen kannst du nur, wenn die Teile stillstehen. In der Praxis heißt das: ein Abend nach Feierabend oder ein Sonntag — aber wichtig ist etwas anderes: In dieser Zeit gibt niemand Teile für eine Reparatur aus, und niemand bucht eine Lieferung ein. Passiert das doch, war die Zählung umsonst.

Schließe vor dem Start alle offenen Wareneingänge ab. Eine Lieferung, die angekommen, aber nicht erfasst ist, ist der häufigste Grund, warum Teile „fehlen“.

Zähle nicht alles — zähle, was sich bewegt

Eine vollständige Zählung einmal im Jahr ist gesetzlich vorgeschrieben, aber für die Führung eines Betriebs viel zu selten. Viel nützlicher ist es, einmal im Monat die paar Dutzend Artikel nachzuzählen, die den Großteil deines Umsatzes ausmachen: Displays, Akkus, die Anschlüsse, die du jede Woche verbaust.

Eine praktische Regel: Hat sich ein Artikel im letzten Monat mehr als fünfmal bewegt, zähle ihn oft. Hat er sich ein Jahr lang nicht bewegt, zähle ihn einmal im Jahr — und überleg dir, ob du ihn überhaupt noch verkaufen willst.

Schreib die Differenz und den Grund auf, nicht nur die neue Zahl

Das ist der eine Schritt, der eine Inventur vom Zahlenkorrigieren unterscheidet. Wenn im Regal 7 Displays liegen und im System 9 stehen, schreib nicht einfach „7“. Schreib: waren 9, jetzt 7, Differenz −2, Grund — beim Einbau zerbrochen, nie abgeschrieben.

Die Gründe sind meist wenige und wiederholen sich: bei einer Reparatur verbaut, aber nie dort erfasst; beim Einbau beschädigt; einem Kunden als Garantie gegeben; beim Lieferanten bezahlt, aber nie geliefert. Jeder Grund braucht eine andere Lösung, und auseinanderhalten kannst du sie nur, wenn der Grund aufgeschrieben wurde.

Was dir die Zahlen danach sagen

Nach drei Monaten ist die Liste der Gründe mehr wert als der Bestand selbst. Wenn bei der Hälfte deiner Differenzen „bei einer Reparatur verbaut, nie erfasst“ steht, ist das Problem kein Diebstahl — sondern die Art, wie Arbeit gebucht wird, und ein Gespräch behebt das.

Häufen sich die Differenzen bei einem Lieferanten oder einer Person, siehst du das ebenfalls sofort. Aber nur, wenn der Grund sofort aufgeschrieben wurde — und nicht einen Monat später aus dem Gedächtnis.

Wie das in ReactDesk funktioniert

Unter „Lager“ gibst du für einen Artikel die tatsächlich gezählte Menge ein, und das System berechnet die Differenz selbst. Den Grund gibst du gleich dort an, und er bleibt mit Datum und der Person, die ihn eingegeben hat, in der Historie dieses Teils.

Ein Bestand ändert sich nie stillschweigend: Jede Änderung ist ein Eintrag, den du später nachlesen kannst. So lässt sich die Frage „Wo sind die zwei Displays geblieben?“ auch einen Monat später beantworten, statt nur zu raten.

Eine Inventur ist keine Strafe für Unordnung. Sie ist der einzige Weg zu erfahren, wie viel Geld im Regal steht und wo es versickert — und das solltest du wissen, bevor es knapp wird, nicht danach.