Was auf einem Kassenbon in Lettland stehen muss: die Pflichtangaben laut Vorschrift

Ein Kassenbon wirkt wie eine Kleinigkeit — bis ein Kunde ihn zurückbringt und sagt, sein Buchhalter nimmt ihn nicht an. Dann stellt sich heraus, dass eine Zeile fehlt, und ein Verkauf, der längst stattgefunden hat, steht ohne gültigen Beleg da.

Was auf einem Kassenbon stehen muss, entscheidet nicht jedes Geschäft selbst. Das regelt die Verordnung des lettischen Ministerkabinetts Nr. 265486 über die technischen Anforderungen an Registrierkassen, Punkt 23.

Was die Vorschrift auf dem Bon verlangt

Die wichtigsten Angaben nach Punkt 23:

• Name des Nutzers (bei einer natürlichen Person Vor- und Nachname) und Steuernummer
• Die Dokumentbezeichnung „čeks“, die laufende Nummer, der eindeutige Identifikationscode des Fiskalspeichermoduls sowie Datum und Uhrzeit der Erstellung
• Bezeichnung der Ware (Dienstleistung) oder ihrer Warengruppe und das MwSt.-Kennzeichen
• Die angewendeten MwSt.-Sätze
• Die Summe der erfassten Waren ohne MwSt. — getrennt für jeden angewendeten Satz
• Der MwSt.-Betrag — ebenfalls getrennt nach Sätzen
• Die Gesamtsumme der erfassten Waren
• Die vollständige Gehäusenummer der Kasse und eine Hash-SHA-1-Prüfsumme

Das ist nicht der ganze Punkt 23 — er enthält auch Unterpunkte zur Zahlungsart und zu weiteren Daten. Die vollständige Liste steht in der Verordnung selbst, und es lohnt sich, sie zu öffnen, bevor du etwas an deinem System änderst.

Was am häufigsten fehlt

Drei Dinge verschwinden häufiger als der Rest, und alle drei stehen in Punkt 23.

Erstens die Warenbezeichnung. „Artikel“ oder „Dienstleistung“ ist keine Bezeichnung; aus dem Bon muss hervorgehen, was gekauft wurde. Zweitens das MwSt.-Kennzeichen auf jeder Zeile. Drittens die nach Sätzen getrennten Summen: Stehen auf einem Bon sowohl Positionen mit 21 % als auch steuerbefreite, dürfen sie nicht zu einer Zahl zusammengezählt werden.

Ein viertes, weniger offensichtliches: Eine Kopie des Bons ist nicht dasselbe wie ein Duplikat. Braucht ein Kunde ein weiteres Exemplar, muss es als solches gekennzeichnet sein und darf nicht als zweites Original gedruckt werden.

Wann stattdessen eine nummerierte Quittung verwendet werden darf

In bestimmten Fällen darf statt einer Registrierkasse eine beim VID (dem lettischen Staatlichen Steuerdienst) registrierte nummerierte Quittung verwendet werden. Ihren Inhalt regelt Punkt 71 der Verordnung Nr. 265487 mit einer eigenen Liste: Serie und Nummer, Registrierungsdatum, Ausstellungsdatum, die Angaben zum Aussteller und zum Empfänger, eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, Rabatte, MwSt.-Satz und -Betrag, die Gesamtsumme und eine Unterschrift.

Eine wichtige Feinheit: Enthält eine registrierte Quittung nicht alle Angaben, die für einen Buchungsbeleg vorgeschrieben sind, musst du auf Wunsch des Geschäftspartners einen ordnungsgemäß ausgestellten Buchungsbeleg ausstellen, der auch Datum und Nummer dieser Quittung nennt.

Warum auf dem Bon eine Prüfsumme steht

Die Prüfsumme auf einem Bon ist keine Dekoration. Mit ihr lässt sich prüfen, ob das Dokument nach dem Druck verändert wurde. Wird nachträglich in irgendeinem System eine Zahl oder eine Zeile geändert, stimmt die Prüfsumme nicht mehr — und genau dafür ist sie da.

Wie das in ReactDesk funktioniert

Jeder Verkauf landet in einem Fiskaljournal, dessen Einträge mit SHA-256 verkettet sind: Jeder Eintrag trägt den Hash des vorherigen. Ein einzelner Eintrag lässt sich nicht heimlich ändern — die ganze Kette danach würde sich mitändern, und das ist sichtbar.

Und ehrlich gesagt: Ob dein Gewerbe überhaupt eine registrierte Kasse oder ein Kassensystem braucht, entscheiden die Steuerbehörde und dein Buchhalter, nicht eine Software. In diesem Artikel geht es darum, was der Beleg enthalten muss — nicht um eine Erlaubnis, ohne ihn auszukommen.

Vorschriften ändern sich. Bevor du deine Bon-Vorlage anfasst, öffne die Verordnungen Nr. 265486 und Nr. 265487 oder frag beim VID nach — fünf Minuten dort ersparen später einen Streit.