Von Excel zum System, Schritt für Schritt: ein Umstieg ohne Stress

Über die Anzeichen, dass eine Werkstatt den Tabellen entwachsen ist, haben wir schon geschrieben. Diesmal — WIE man umsteigt. Die gute Nachricht: Es ist kein Monatsprojekt. Mit der richtigen Reihenfolge der Schritte reicht eine Woche, und der Großteil der Arbeit passiert von selbst.

Schritt 1: die Kundenliste aufräumen

Öffne deine Excel-Datei und behalte drei Spalten: Name, Telefon, E-Mail. Speichere sie als CSV. ReactDesk hat einen eingebauten Kundenimport — ein paar Minuten Arbeit, und deine ganze Kundenbasis ist im System. Lettische Firmen gehen noch schneller: Das System findet sie über den Namen im Unternehmensregister.

Schritt 2: das Lager erfassen — aber nicht komplett

Der klassische Fehler ist der Versuch, alle 800 Teile am ersten Tag einzugeben. Lass das. Erfasse die 50 Teile, die du am häufigsten verwendest — den Rest fügst du hinzu, wenn du ihn zum ersten Mal brauchst. Einen Monat später ist die Lagerliste vollständig, und niemand hat eine Nacht am Computer verbracht.

Schritt 3: neue Reparaturen gehen nur ins System

Ab dem ersten Tag geht jede NEUE Reparatur ins System. Reparaturen, die schon laufen, werden auf Papier fertiggemacht. Eine Woche später ist der Papierstapel leer, und niemand hat überhaupt bemerkt, dass eine „Migration“ stattgefunden hat.

Schritt 4: das Team dazuholen

Jeder Mitarbeiter bekommt seinen eigenen Login und seine eigene Rolle — Techniker sehen Reparaturen, Finanzen sehen nur die, die sie sehen sollen. Das eine gemeinsame Passwort auf dem Klebezettel kannst du endlich vergessen.

Schritt 5: nach einem Monat die Berichte öffnen

Sobald das System einen Monat Daten enthält, beginnen die Berichte zu sprechen: welche Aufträge verdienen, wo Reparaturen stecken bleiben, was sich wirklich im Lager lohnt. Das ist der Moment, in dem sich der Umstieg auszahlt.

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